Salah satu tupoksi kearsipan adalah melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan di bidang kearsipan. Demikian kami laksanakan saat ini pada bidang kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Luwu Timur.
Giat kali ini melakukan evaluasi kearsipan di seluruh perangkat daerah yang disebut Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI). Kegiatan diawali dengan membagi dua tim pelaksana. Untuk tim satu beranggotakan lima orang, termasuk saya (Malik Akbar, staf bidang arsip).
Tim kami dikoordinir langsung oleh kepala bidang (Kabid) arsip, Hairil Mucktar, yang didampingi auditor dari Inspektorat daerah. Mengawali kegiatan, sekertariat daerah menjadi sasaran audit, Rabu (13/8/2025), kemarin, dan hari ini dilanjutkan ke Dinas Lingkungan Hidup. Ini juga bagian dari semangat dalam merayakan dan memperingati HUT Republik Indonesia yang ke 80 Tahun.
Apa sih yang dimaksud ASKI?
Perlu saya jelaskan bahwa ASKI merupakan bagian dari evaluasi untuk memastikan pengelolaan arsip diseluruh perangkat daerah apakah sudah menerapkan prinsip, kaidah dan standar kearsipan yang berlaku.
Hal tersebut juga sesuai dengan amanat Undang – Undang 43 Tahun 2009 dan PP 28 Tahun 2012 serta peraturan ANRI nomor 6 Tahun 2019 tentang pengawasan kearsipan.
Pada evaluasi kearsipan ini, salah satu hal yang dilakukan adalah memusnahkan arsip yang tidak lagi digunakan dengan cara di cacah menggunakan mesin, artinya fisik dimusnahkan, informasi dihilangkan, agar tidak digunakan salah oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab, tindakan ini pula sekaligus mengefisien ruangan sehingga tercipta kerapian arsip.
Kegiatan audit ini penting guna terciptanya tertib arsip dan tertib administrasi. Kami ingin mengetahui sejauh mana arsip di kelola dengan baik, ketika pengelolaan yang kurang baik maka akuntabilitas bisa dipertanyakan dan informasi penting bisa hilang selamanya.
Adapun manfaat dari audit ini yaitu untuk memudahkan mengidentifikasi kelemahan dalam sistem tata kelola kearsipan, ini bukan hanya sekedar kegiatan administrasif, ini adalah langkah nyata yang menjadi harapan dinas perpustakaan dan kearsipan agar arsip-arsip penting dikelola dengan baik, dan tidak kehilangan informasi selamanya.
Arsip adalah aset yang harus dijaga. Arsip hilang aset melayang. Tata kelola arsip yang baik mencerminkan kepatuhan dalam menjaga bukti sejarah, kepatuhan hukum, akuntabilitas serta transparansi.
Maka dari itu, arsip harus tertata dengan baik guna memudahkan pencarian saat di butuhkan, bukan hanya soal kerapihan tapi tentang bagaimana seseorang mulai berdamai dengan masa lalu, dengan segala kenangan, keputusan dan pencapaian yang perna ada. Dibalik lembar yang rapi, tersimpan jejak yang tak lagi berlari (arsipers NN).
Perlu diketahui bahwa saat ini kita sudah meraih nilai audit kearsipan Tahun 2024 BB (sangat baik) dan kami kembali menargetkan di Tahun 2025 untuk meraih nilai A (memuaskan). Ini target utama, sebagaimana tagline yang selama ini kami digaungkan “gerakan sadar arsip”. Luwu Timur Maju dan Sejahtera (Juara).
